檔案尖兵:金檔、金質獎
File pioneering : Awards
國立臺灣大學
National Taiwan University
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  • 在臺大文書組檔案股同仁的共同努力下,於2006年推動檔案管理整體改善計畫,2007年檔案搬遷至水源校區飲水樓,歷經庫房硬體空間設施改造及軟體應用創意開發,大幅提升本校檔案存放修護及應用展示的技術平台,並加入臺大博物館群,擴大檔案應用視野,逐步開啟檔案文創結合蘊含敦厚的臺大人文精神,2008年經由教育部甄選推薦參加國家金檔/金質獎選拔,並通過檔案管理局複選評獎,榮獲第6屆金檔/金質獎殊榮,獲選為2008年機關檔案管理績優單位。


國立政治大學
National Chengchi University
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  • 本校自民國43年在台復校以來,至今已累積32萬多件的檔案。
    透過檔管人員專業化、檔案管理數位化、檔案應用多元化的過程,檔案的管理從傳統靜態文字資料整理,轉化成活潑多元、關懷人群、重視社會意識的檔案價值開發。
    本校配合政府政策辦理回溯檔案目錄建置,並對檔案保存、清查、彙送、檢調、應用、庫房設施等項目重新檢討,制定各項檔管標準作業流程及檔案管理辦法,健全本校檔案管理制度。
    民國96年本校經教育部推薦參加第五屆金檔獎評選,在眾多參賽機關中脫穎而出,為政大爭取到檔案管理最高榮譽—金檔獎。


國立臺北科技大學
National Taipei University of Technology
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  • 本校於104年以完善的文書檔案庫房、創新的檔案應用服務,獲得第13屆金檔獎之殊榮。
    本校自99年接受教育部檔案訪視,依訪視意見改善。
    102年教育部再次到本校訪視,並推薦參選103年第12屆金檔獎,雖未得獎,但秉持敗不餒之精神,以一年時間依評獎委員建議努力改善,終於在104年獲得金檔獎殊榮。
    本校可獲頒金檔獎,在於校長十分注重文書檔案管理工作,除原有檔案庫房外,特在忠孝東路東校區新完成之教學大樓增設檔案庫房。
    另外,本校最大之特色在於檔案應用服務,除校史館展示本校歷經日治、改制各時期之歷史風貌,其多媒體室並有校友老照片檢索及校園模擬3D系統,凡到校參觀校友皆可獲贈照片光碟,重溫過去時光,為本校有別於其他機關學校之最大亮點。


國立陽明大學
National Yang Ming University
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  • 近年來,陽明大學檔管工作在總務處文書組全體同仁努力下,積極推動檔管作業制度化與資訊化,包括爭取預算建置檔案庫房、回溯檔案建檔及裝訂修護、檔案應用法規與場所的建立、實務作業的落實、檔案資訊化的推動等,始得於100年、103年教育部檔案管理作業成效訪視中分別榮獲甲等及優等殊榮。
    由於103年度本校檔案管理作業成效卓著,隨即獲教育部推薦參加第13屆機關檔案管理金檔獎評選,回顧參選過程,在短短6個月時間準備,能夠得到金檔獎的肯定與榮耀,除了平時檔管業務務實紮根外,全賴大家抱持著「使命必達」、”we can do it”的精神與態度,在無數夜晚與假日辛苦加班,加上長官全力支持,最終獲得甜美的金檔果實,在「檔案鑑定與清理」以及「文書與檔案作業資訊化」兩項皆獲得特優;在「檔案立案編目」以及「檔案保管與庫房設施」兩項,則獲得優等;未來也會以同樣高規格的作業標準,繼續堅守崗位與追求卓越,讓本校的檔管業務更加精益求精!


國立臺灣科技大學
National Taiwan University of Science and Technology
金檔獎參獎過程相關資料及相片
Gold Award parameter file relevant information and photo award process
  • 國立臺灣科技大於2010年獲檔案管理局「第8屆機關檔案管理金檔獎」殊榮,檔案是臺灣科大珍貴的傳家寶,績優具體事蹟有: 一、重視學校之校史發展並運用創意,辦理多樣貌檔案主題展、設置校史檔案特輯網頁、拓印校內紀念石碑、出版口述歷史及校史檔案展紀念特輯、推出校史檔案主題紀念品等,除增進校友、學生對學校歷史的瞭解及情感,對引起民眾之檔案管理意識亦具教育意義。
    二、完成創校以來回溯檔案及現行檔案之建檔及掃描作業,全面提供線上查詢及調閱服務。
    三、積極建置相關庫房設備並預防或消除毀損檔案之自然或人為因素,維護檔案安全及品質,同時導入校內教師研究之科技成果,提升檔案管理效能。
    四、於學校網頁成立「典藏臺科檔案應用專區」,展示宣導檔案應用之豐碩成果,檔案申請應用功能創新之設計,提升檔案檢索之便利性等。
    本校榮獲第8屆金檔獎,代表著機關檔案管理得以制度化及標準化,發展檔案管理效能產生加分的效果,也激發了檔案管理人員的榮譽心,提升其工作品質與專業知能。


金質獎參獎過程相關資料及相片
Gold Medal award process-related information and reference photos
  • 國立臺灣科技大學文書組盧淑媛組長於2011年獲第9屆金質獎,其績優具體事蹟有: 一、積極依檔案法相關法規規定,辦理檔案管理業務。
    二、規劃研訂及督導執行重要檔案管理相關計畫,並爭取檔管經費,提升檔管品質。
    三、完成所有回溯檔案建檔及掃描,並提供線上調閱。
    四、建置完善公文及檔案管理作業資訊系統。
    五、設置校史檔案網頁供瀏覽,促進瞭解學校核心價值。
    六、舉辦檔案展覽宣導檔案加值應用,並呈現檔案多樣貌。
    七、對主管檔案管理業務之推展,負責盡職,致學校檔案管理成效斐然,榮獲第8屆金檔獎。


國立臺灣師範大學
National Taiwan Normal University
近年各大學金檔/金質獎實績
In recent years, universities gold stall / Gold deeds
  • 民國95年本校由教育部薦送參加第四屆機關檔案管理金檔獎,並獲金檔獎殊榮,首度有學校單位獲獎,代表檔案管理專業化已落實到教育機關。
    本校為了參加金檔獎評選,積極改善庫房設施及強化各項檔案作業功能,建全檔案管理制度,並完成全部的檔案目錄回溯建檔作業及辦理永久保存案件影像掃描,且所訂定的檔案管理標準作業規範亦通過國際ISO 9001認證;另為提升檔案應用價值、分享檔案資產,本校特別於同年校慶時舉辦珍貴主題檔案複製展示,充分展現對檔案的積極管理與推廣應用。


國立中央大學
National Central University
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  • 中大獲得金檔獎的成果是通過一連串的努力與經驗的積累。
    在校長的支持與鼓勵下,獲得經費補助整建檔案庫房,並得以增聘臨時人力協助歷史檔案整理,在文書組同仁齊心努力下,歷經兩年多的時間完成約三十萬件歷史紙本檔案的整理上架,同時總務長多次帶隊校外觀摩,同仁透過密集的標竿學習與參加檔管局、教育部舉辦教育訓練,持續精進改善檔管作業流程與庫房設施,為獲取金檔獎打下良好基礎。
    在校內長官用心指導與支持下,中大經過教育部2009年、2010年的實地輔導訪評,於2011年一舉獲得第9屆金檔獎的肯定,而蔡組長妱蓉帶領同仁依法完成歷年檔案整理工作,並建立中大檔案管理制度,於2012年獲得第10屆金質獎的肯定。


國立清華大學
National Tsing Hua University
金檔獎實績
Gold Performance Award stalls
  • 參加金檔獎主要目的是希望藉由自我檢討及外部檢核,使機關檔案管理更臻完善並朝更精進的目標邁進。
    期間除力求達到法規標準外,亦透過標竿學習,找出清華特色,跳脫舊思維,以宏觀視野及資源共享角度,活化檔案管理。
    具體績效包括舉辦極具特色檔案應用展;庫房改採RFID門禁系統及用最新科技滅火系統;推動檔案儲存數位化,線上檢調影像檔;數位校史館結合WIKI概念;檔案保存開設「檔案裱褙研習課程」,並提供北區機關免費參與,共享資源。


金質獎實績
Gold Medal Performance
  • 菁霞從事檔案管理近4年,在長官的鼓勵及推薦下,參加第11屆機關績優檔案管理人員金質獎。
    參選過程除書面審查外,尚須接受委員面試,木訥的個性,要面對諸多評審委員,內心真的非常忐忑。
    但因參賽可透過外部多方檢視,指正自我盲點,為了要提升個人檔案管理知能,因此抱著自我挑戰的心態,強迫自己接受多元考驗。
    準備過程中,非常感謝長官不辭辛勞的指導及同仁無私的協助,成就了這段職場美好的旅程,這個獎項的榮耀是屬於大家的。


國立交通大學
National Chiao Tung University
金檔獎
Gold Award stalls

金質獎
Gold Medal
  • 近年各大學金檔/金質獎實績-戴淑欣 戴淑欣組長在交通大學服務已經28年多了,多年來為交大文書檔管業務爭取人力及經費,將檔管作業資訊化、文檔業務制度化,並建置符合規定的檔案庫房,得以提升檔案保存效能;每年舉辦文書與檔案管理業務研習會,並親自為同仁們上課,以提升校內同仁的文書與檔案處理知能。
    因而交大於96年得到檔案管理局第五屆金檔獎、100年獲選為教育部優秀公務人員及102年榮獲檔案管理局第11屆金質獎等殊榮,且獲聘為考選部文官學院講座,為新任公務人員講授公文製作與習作課程。
    近年各大學金檔/金質獎實績-葉如樺 一、協助主管推動「95-96年檔案管理改善計畫」規劃、執行、考核,績效顯著。
    二、為妥適保存維護檔案,協助主管爭取預算完成空調、消防、照明、監視、門禁等 設施建置及汰換各項老舊設備,提升作業環境品質及功能。
    三、協助主管督導本校參選第五屆金檔獎業務並獲獎。
    四、辦理案件歸檔點收、管理、檢調、掃描等業務,主動發掘問題協調溝通並迅速解 決問題,樹立以服務為導向之工作典範,著有績效。
    五、經常利用下班時間逐件盤點、清查、點收公文與重新整頓檔案庫房等建置工程, 不辭辛勞,圓滿達成任務。
    六、心思慎密,積極主動,用心投入,處事積極熱誠,任勞任怨,努力從公,奉公守 法,服務態度優良,足堪表揚。
    七、協助主管辦理「北區大專院校檔案管理作業觀摩會」並將其經驗談為文,榮獲刊 登於檔案季刊之工作報導如附件。


國立中興大學
National Chung Hsing University
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  •   本校鑒於檔案是學校重要資產,於94年田月玲組長任內,前往臺灣文獻館搜集及複製本校民國八年至三十二年日據時代的檔案,舉辦總督府時期檔案展,及歷任校長檔案回顧展,出版「檔案中的校園變遷專書」,將靜態的公文檔案活化為生動活潑的校史故事,並積極改善檔案管理,成為教育部所屬機關學校的示範單位,於95年8月16日榮獲第四屆機關檔案管理「金檔獎」,田月玲組長並獲98年第七屆金質獎殊榮。


國立成功大學
National Cheng Kung University
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  • 近年各大學金檔獎實績(一) 本校自民國20年創立,定名為台灣高等工業學校,民國35年升格為台灣省立工學院,45年改制為台灣省立成功大學,60年始改制為國立成功大學。
    本校保存之公文檔案,可溯自民國35年台灣光復,目前保有紙本檔案約 90萬件、影像檔366萬餘萬頁,內容涵蓋深廣可說深具歷史傳承意涵。
    文書檔管被向來視為行政管理之末端作業,但本校文書組卻積極爭取經費,改善庫房消防安全設備及建置恆溫恆濕環境;103年庫房搬遷擴充,使公文檔案有良好完善的保存環境。
    為確實掌握檔案保存狀況,訂定「檔案(含機密檔案)清查計畫」、「檔案徵集計畫」;修訂檔案點收、歸檔、稽催等7項「作業標準及流程」,通過ISO2000版品質認證。
    並依本校2012-2017中程校務發展計畫,賡續訂有檔案中長程計畫及子計畫配合學校計畫管考每年滾動修正;並建置符合ISMS 「資訊安全政策」的公文檔案管理系統。
    曾於95年獲第4屆機關檔案金檔獎及96年獲第5屆機關檔案金質獎。
    近年各大學金檔獎實績(二) 本校文書組田至琴前主任,為96年第5屆機關績優檔案管理人員得獎人,其自93年調任文書組主任後,即專案簽擬「檔案管理三年工作計畫及人力需求評估」,積極爭取增加人力與經費,全面改善檔案庫房之安全防護與恆溫恆濕環境控制設施。
    95年整合相關工作計畫研訂中長程「檔案管理整體發展改進計畫」,帶領工作團隊榮獲第四屆「金檔獎」。
    修訂本校檔案點收、歸檔、稽催、銷毀、檢調、應用及機密檔案管理等7項「作業標準及流程」,通過ISO2000版品質認證發行手冊。
    籌組成立本校「檔案鑑定小組」,加強檔案之保存、維護與便利應用。
    另配合本校75周年校慶籌辦「成功的美麗與哀愁」及「校史展」活動,蒐集整理相關歷史檔案文獻,供本校博物館及校史室展示。


國立高雄師範大學
National Kaohsiung Normal University,NKNU
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  • 金檔獎 國立高雄師範大學榮獲第11屆機關檔案管理金檔獎,為獲獎16個機 關團體中唯一之大學。
    金質獎 102年度機關績優檔案管理人員事蹟簡介 姓名:劉大為 服務機關及現職:國立高雄師範大學 總務處文書組組長 事蹟簡介: 一、進行檔案管理整體規劃,爭取經費,落實檔案管理工作 (一)依檔案管理局發揮檔案行政、歷史稽憑功能之精神,配合本校校務發展計畫,進行檔案管理整體規劃,以確保資訊安全為前提,評估優先順序,97年至102 年爭取編列經費779萬餘元投入軟硬體設施改善,訂定檔案管理各項計畫,逐 步落實檔案管理工作【詳附件一之一,P.5】。
    (二)計訂有:檔案管理改善實施計畫、檔案管理作業辦法、檔案申請應用作業要點、檔案庫房管理要點、檔案庫房緊急應變小組設置要點、檔案管理中長程計畫、檔案鑑定小組設置要點、檔案清查計畫、101~102機密檔案清查計畫、檔案徵集計畫共10項計畫【詳附件一之二,P.5 ~ 6】。
    (三)檔案申請應用作業要點業經檔案管理局同意備查,本校依建議進行修正,於102年12月25日第四次行政會議修正通過【詳附件一之三,P.7】。
    二、協助規劃校史室改建 民國100年8月蔡培村博士接任校長,規劃改建校史室及增設歷史長廊。
    由副校長吳連賞博士擔任召集人,召集本校藝術學院、科技學院專精視覺設計、美工及工業設計教授及秘書室主任秘書、營繕組長、文書組長,共同規劃將以往靜態 陳列文物方式,改為以數位科技方式介紹本校發展歷史,為本校校史資料建置優質展示環境,使師生、社會民眾充分瞭解本校發展軌跡【詳附件二,P.7~ 8】。
    三、辦理高師風華45檔案展 配合45週年校慶辦理「高師風華45檔案展」,為本校創校以來首次展覽,成功蒐集整合校內散落之文物檔案,展出自女師創校、改制學院、改制大學各時期珍貴圖片及文物,將檔案展覽與校慶活動密切結合,深具特殊意義,使參觀師生、 社會民眾對本校創校發展艱辛過程有深刻瞭解認知【詳附件三,P.9】。
    四、規劃建置文物陳列室 辦理高師風華檔案展時,曾蒐集散落校內各單位珍貴圖史文物。
    為發揮應用推廣功能,及為師範教育文物做妥善保存,經校長同意,將教育大樓地下室研討室改建為「文物陳列室」,繼續展示並保存校內老文物;並完成「線上歷史及檔案展示專區」,將學校歷史文物檔案以新形式重新再現【詳附件四,P.10】。
    五、完成公文線上簽核暨管理系統建置,強化資安措施 (一)依「檔案管理中長程計畫」編列經費,於101年完成公文線上簽核暨管理系統建置,同年11月19日正式上線,12月11日通過由檔案管理局委託中華民國資訊軟體協會所辦理之完整版驗證(證書字號:文檔驗字第101051號),並自行完成校外連線簽核功能開發【詳附件五之一,P.11~ 12】。
    (二)本校實施公文線上簽核後,102年線上簽核應用率,以「線上簽核」方式辦理公文佔所有公文87%:其中收文線上簽核率為94%,發文線上簽核率為74%,創簽線上簽核率86%。
    102年全校公文節省紙張160,560張,大幅提升行政效能,並達成節能減紙目標【詳附件五之二,P.13】。
    (三)依教育部檔案管理作業成效訪視委員建議,加強資訊安全作業改進措施,利用二個校區優點,落實資料異地備援措施,增加資料備份層次,進行災害防護演練,加強資訊安全管理作業【詳附件五之三,P.14】。
    六、積極改善檔案庫房設施,提高儲存空間利用 (一)本校和平及燕巢校區均設有獨立檔案庫房,和平校區庫房置放永久及定期保存檔案,燕巢校區庫房置放主計室送交之會計憑證檔案【詳附件六之一,P.15】。
    (二)劉組長於96年8月接任文書組長後,即依檔案庫房設置基準及機關檔案保管作業要點完成消防、照明、空調、除濕淨化、防火、防盜、通訊及監視錄影各 項設備之改善工程,建置兩個校區良好典藏環境【詳附件六之二,P.16】。
    (三)102年繼續爭取經費,於10月完成燕巢校區檔案庫房移動式檔案櫃之建置, 另專簽將燕巢致理大樓四樓三間教師研究室改為庫房,專門存放主計室會計憑證。
    並規劃自103學年度起依年度進行檔案搬遷,如此將可逐步緩解和平校區 檔案庫房幾近飽和壓力【詳附件六之三,P.17】。
    七、強化提升本校檔案管理作業績效 100年度獲教育部成效訪視評定為優等,102年度榮獲第11屆機關檔案管理金檔獎【詳附件七,P.18】。
    八、執行訓練暨宣導,提升行政同仁公文素質及檔管觀念 (一)首長持續於會議中進行檔管宣導,並由文書組資深同仁擔任課程講座。
    101 年辦理18場次公文線上簽核教育訓練課程【詳附件八之一,P.19】。
    (二)於102年12月辦理二場編制外行政人員公文製作及檔案管理研習,提升編制外人員公文素質及正確檔管觀念【詳附件八之二,P.20】。
    (三)開設公文製作研習班,由組長親自編列教材授課,提升校內行政人員及社會 民眾公文製作能力與檔管之正確認知【詳附件八之三,P.20】。
    九、檔案管理與標竿學習 (一)確實執行文書檔案工作二年輪調及代理人制度,強化檔管人員及職務代理人專業素養【詳附件九之一,P.21】。
    (二)積極辦理檔案管理人員交流活動,開放校史室、檔案室供來賓參觀。
    並指派同仁赴教育部、檔案管理局、台灣大學、嘉義大學等機關學校辦理之檔案管理訓練進行參訪學習,汲取校外優點與經驗【詳附件九之二,P.22】。
    (三)辦理標竿學習,分享檔管經驗,已有高雄市政府都市發展局、高雄市政府社會局、國有財產署南區分署、行政院農委會防檢局、臺灣港務股份有限公司等單位派員至校參訪,與本校同仁進行計畫訂定、檔案應用、庫房建置、校史室建置、公文線上簽核建置等工作經驗分享交流【詳附件九之三,P.23。


國立中山大學
National Sun Yat-sen University
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  • 99年獲教育部檔案管理業務成效追蹤訪視績優。
    101.03.08獲教育部推薦參加第十屆檔案管理金檔獎比賽。
    101.10.03獲頒第10 屆機關檔案管理金檔獎,文書組陳姚珍組長榮獲第10 屆機關績優檔案管理人員金質獎。